Contabilidad

Contabilidad electrónica, todos estamos atrasados

Leer y analizar las nuevas reglas sobre la contabilidad electrónica nos dejan una angustia que sólo se compara a la angustia de estar perdido en un país extraño.

Escribo para los que estamos buscando cómo cumplir con las leyes, aunque no estemos de acuerdo o esas leyes sean a todas luces injustas e invasivas, sin embargo el cumplimiento de las reglas en materia de Contabilidad Electrónica es un camino lleno señales confusas en un terreno agreste.

Aquí les comparto 5 puntos que debemos tener en cuenta para evitar dolores de cabeza futuros.

1. La Contabilidad electrónica no se aplazó hasta octubre, empezó su vigencia el 1 de julio de 2014 para personas morales. Si bien la presentación de archivos XML empezará en octubre (catálogo de cuentas y balanza mensual) para las Personas Morales y en febrero para las personas físicas, no debemos olvidar que esos documentos contables contendrán información que las personas morales deben estar generando desde el 1 de julio de 2014, desde antes si consideramos que los saldos iniciales de la balanza son la consecuencia de lo registrado con anterioridad, además no debemos olvidar que desde el 1 de enero de 2014 la contabilidad sólo puede ser electrónica según lo dispuesto en el CFF. No estar trabajando sobre los registros de hoy hará que se generen datos que tendrán consecuencias indeseables en el futuro.

2. ¿Qué pasa si mi sistema de contabilidad actual no se actualiza? En mi opinión este es un tema muy delicado, muy pocos o ningún sistema están todavía preparados para cumplir con lo que pide la Resolución Miscelánea ya que las reglas son de publicación reciente (4 de julio de 2014), ¿el sistema de contabilidad que usamos actualmente será capaz de cumplir con la generación de XML tal y como lo pide la Miscelánea? Muchos contribuyentes usan sistemas que les han programado a la medida pero que probablemente ya no se están actualizando o no se actualizarán en el futuro, es tiempo de decidir si sigo con mi sistema o si debo cambiar, es tiempo de hablar con los proveedores de software. URGE. Los legisladores y las autoridades no pueden argumentar que sabemos de la Contabilidad electrónica desde diciembre de 2013, las reglas se acaban de publicar el 4 de julio pasado, fuera de tiempo.

3. La Póliza como eje de la fiscalización. Con la publicación de las reglas en materia de Contabilidad Electrónica, del 4 de julio, queda claro que el único sistema de registro contable válido en México es el que se basa en pólizas y el nivel de detalle en el registro de la póliza tiene que ser por movimiento, si bien muchos expertos consideran que las pólizas deben ser globales, y el detalle lo deben contener los sistemas auxiliares, no podrá ser así para cumplir con las reglas administrativas. Revisando el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea podemos notar que los requisitos de las pólizas, que tendrán que exportarse a formato XML, obligan a que la póliza contenga una serie de datos que van más allá de lo que tradicionalmente contiene una póliza contable, hoy no tenemos campos para ponerlos y mientras nuestro sistema se actualiza habrá que tratar de saber al menos cómo obtenerlos para regularizar el registro contable en su momento. Los datos que pide el Anexo 24 los dividí en tres categorías:

Datos que comúnmente tiene una póliza:
Tipo: Ingresos, Egresos o Diario
Numero,
Fecha,
Concepto
Transacción:
Numero de Cuenta
Concepto de la transacción
Debe
Haber
Moneda
Tipo de Cambio

Datos para pólizas de cheque, que en el Anexo 24 marcan como “opcional”:
Cheque, Transferencia y comprobante de las subcuentas
Cheque: Numero de cheque, Banco, Cuenta de origen, Fecha, Monto, Beneficiario, RFC del beneficiario
Transferencia: Cuenta de origen, Banco de origen, monto, Cuenta de destino, Banco de
Destino, Fecha, Beneficiario, RFC

Datos para la fiscalización:
Comprobantes: UUID (folio del CFDI), Monto, RFC relacionado con la transacción

El Décimo Tercero Transitorio de la RM2014 establece que las pólizas contables en XML podrán ser solicitadas por la autoridad, en el ejercicio de sus facultades de comprobación, sólo a partir del 2015, sin embargo para devoluciones y compensaciones podrá solicitarlas desde octubre de 2015, un error o deficiencia en el contenido de las pólizas podría dejarnos sin la posibilidad de poder compensar o de que nos devuelvan saldos a favor generados a partir de julio de 2014 ¿o las autoridades serán comprensivas al respecto? lo dudo.

4. El catálogo de cuentas debe reestructurarse. Revisando el estándar de catálogo de cuentas para la contabilidad electrónica, que se publica en el Anexo 24 de la RM, al que llamaré catálogo estándar, encuentro diversas cuentas que deberán tener su equivalente en nuestro catálogo de cuentas, en mi caso no todas esas cuentas tienen hoy una cuenta específica en el catálogo que uso, y por lo tanto si quiero cumplir con la revelación solicitada tendría que reorganizar la estructura del catálogo que uso, destaco que en el catálogo estándar se piden revelaciones de: Operaciones con Partes relacionadas; préstamos de socios, accionistas o representante legal; Impuestos a favor; Ingresos por tasas de IVA (no de IEPS). Dentro de un rubro llamado “Gastos Generales” me llaman la atención algunas subcuentas: Internet, Gastos no deducibles, Fotocopiado. Gastos de Venta, Gastos de Administración y Gastos Financieros son cuentas acumulativas. Dentro de Otros Gastos se pide revelar todas las pérdidas en ventas de activos fijos y acciones. Los Gastos no deducibles se piden por separado. Las únicas cuentas de orden son CUFIN y CUCA ¿y la cuenta para la Depreciación Fiscal (Deducción de Inversiones)?

5. Armonización contable por miscelánea con consecuencias de ley. Quienes saben de armonización contable en materia gubernamental conocen lo tortuoso que ha sido para las entidades públicas homologar sus registros contables, esto que está en la ley correspondiente y que ha sido tantas veces prorrogado y tolerado para el sector público no ha sido considerado por los legisladores y autoridades para la entrada en vigor de esta “armonización contable del sector privado”. Puedo también resaltar que un cumplimento tan delicado que se basa en reglas de carácter administrativo, que aclaran lo que dice la ley, nos dejan al arbitrio de una autoridad feroz.
Ya no quiero extenderme más en esta entrega, sin embargo los invito a tomar consciencia de que no estamos hablando de un proceso cumplimiento en el futuro, estamos hablando de un proceso que debemos adoptar y prevenir hoy mismo para evitar sus consecuencias más desagradables: pérdida de saldos a favor, pérdida de deducciones y pago de impuestos excesivos.

Gustavo Rosas Goiz
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