Incluso si nunca se ha hecho antes, se puede dirigir un buen taller si se presta atención a todas las fases del proceso. Hay tres fases para dirigir un taller: planificación, preparación e implementación (o dictar el taller). Además, una vez realizado es importante seguir en contacto con los participantes para recibir comentarios sobre el taller y así poder mejorarlo la próxima vez. A continuación revisaremos cada una de estas fases por separado.

PLANIFICACIÓN

Una vez que se sepa cuál será el tema, planificar un taller significa finalmente pensar qué se puede hacer para guiar a los participantes en esa experiencia, y qué se espera que aprendan de ella. Para hacerlo, se tiene que tomar en cuenta una serie de factores:

Considerar el tema. El primer elemento en la planificación de un taller es saber de lo que se está hablando. No importa cuán interactivo o participativo sea el taller, aun así se tiene que tener un buen dominio del tema que se está presentando. Se debe hacer tarea, y así se estará seguro de poder lidiar con la mayoría de las preguntas y problemas que puedan surgir. Esto no significa que se tenga que saber absolutamente todo sobre el tema, pero sí que se tiene que conocerlo razonablemente bien y entenderlo lo suficiente para poder ayudar a los participantes a aplicar los conocimientos en el contexto de sus trabajos y vida cotidiana.

Considerar la audiencia. La audiencia, la gente que en realidad será parte del taller, es probablemente la parte más importante del rompecabezas en esta fase. Entender a la audiencia y sus necesidades es lo que más servirá para ayudar a decidir qué hacer y cómo hacerlo

  • Qué saben del tema? Si se espera que la mayoría de los participantes esté familiarizado con cierto material básico o que tenga cierto tipo de experiencia, esto puede afectar en gran medida cómo y hasta qué grado se decide presentar el material.

Algunas veces puede hacer algún tipo de estudio previo. Si se va a presentar un tema a un grupo u organización particular, es posible que se pueda averiguar algo de la persona de contacto o de los mismos participantes que serán la audiencia, para saber en qué nivel están, cuál ha sido su experiencia y qué esperan del taller. Preguntar sobre la audiencia es parte de lo que se espera de un presentador precavido.

En otras circunstancias, como en una conferencia muy concurrida, por ejemplo, es posible que no haya forma de anticipar cuánto saben los participantes. En ese caso, puede ser recomendable preparar una serie de materiales y actividades y comenzar el taller preguntando a la gente qué saben acerca del tema. Al hacerlo de esta forma, se puede cubrir las necesidades de la mayor parte de los participantes y estar seguro de que no pasa por encima de nadie ni nadie se aburre demasiado.

  • ¿Está el material fuera de su alcance? Conocer el contexto de la experiencia de los participantes puede ayudar a entender cómo presentar el material.
  • ¿Cuál es su campo? Puede esperarse que la gente de algunos campos sea más comunicativa o introspectiva o extrovertida que la de otros. Se tendrá más posibilidades de encontrar un grupo de trabajadores sociales dispuestos a discutir sus emociones que un grupo de trabajadores de la construcción, por ejemplo. También se puede requerir más creatividad que los trabajadores de la construcción entiendan por qué ese tipo de debate puede ser una buena idea. Es importante encontrar formas de presentar el material para que tenga algún sentido para los participantes de este taller específico, sin alejarlos demasiado de su área.

En realidad, un grupo puede ser muy tranquilo o muy volátil, muy apático o extremadamente receptivo o (lo más probable) en algún punto intermedio. Dependerá en gran medida de una o dos personas que establezcan el tono, independientemente de si los miembros del grupo se conocen entre ellos de antes o no. El tipo de grupo que se forme tiene mucho que ver con qué tipo de taller será el más adecuado. Por ejemplo, si el grupo es muy callado, el debate estará casi muerto pero las actividades basadas en el movimiento pueden funcionar bien. Si el grupo discute mucho, se puede aprovechar esa característica y dividir a la gente en pequeños grupos para que discutan problemas hipotéticos sobre el tema. Entender que no es posible predecir ayudará a planificar para distintas posibilidades.

  • ¿Se conocen y/o trabajan juntos? Si es así, es posible que se pueda ahorrar las presentaciones (dependiendo de cuán bien se conozcan entre sí) y se pueda planear un taller que aborde inquietudes comunes.
  • ¿Vendrán con alguna actitud especial hacia el taller? Lo harán si se ofrece material que se opone a todo lo que piensan que es verdad. ¿Se presentará un nuevo concepto o método que entre en conflicto con lo que han estado haciendo o con su formación anterior? Si es así, lo primero que se debe abordar es su hostilidad o escepticismo. Por otra parte, pueden estar sumamente predispuestos a  favor  de la perspectiva del taller si lo que se ofrece parece ser la solución a un problema difícil.

Esto no implica que desafiar intencionalmente las creencias de los participantes del taller sea mala idea. Suponiendo que se pueda hacerlo sin faltarles al respeto, como decirles que son tontos, ese tipo de taller es a menudo el más eficaz y puede lograr el aprendizaje más significativo para los participantes. La mayoría de las personas se siente incómoda con el cambio y las nuevas ideas, pero al mismo tiempo se siente estimulada por ellos. Si se puede presentar algo nuevo que los participantes puedan considerar, se habrá hecho el trabajo con creces.

  • ¿En qué circunstancias asisten al taller? ¿Lo han escogido entre varias posibilidades (como en una conferencia)? ¿Pidieron que se realizara el taller? ¿Es un requisito de su trabajo o para cumplir exigencias de certificación, licencia o algún otro tipo de credencial? ¿Es parte de su trabajo (formación, re-formación, desarrollo de personal, por ejemplo)? ¿Es para aprender algo obligatorio  para poder hacer su trabajo correctamente? Cada una de estas razones implica una actitud, un nivel de interés y un compromiso distintos y un enfoque diferente por parte del presentador.

Considerar el tamaño del taller. Si el grupo es del tamaño ideal para la mayoría de los propósitos (entre 8 y 12 personas), se pueden organizar actividades que involucren a los participantes como individuos, en pequeños grupos (2-4) y con todo el grupo. Si el grupo tiene más de 15 personas, probablemente se quiera dividirlo para algunas actividades. Si tiene menos de 7 u 8 participantes, puede ser mejor que todo el grupo trabaje en conjunto durante la mayor parte del taller.

La razón por la que 8-12 es el tamaño ideal se debe a que es lo suficientemente pequeño para que todos puedan tener respuestas a sus preguntas y recibir atención individual del presentador, pero es lo suficientemente grande para generar un debate animado. Si el grupo es mayor de 15, las voces de algunas personas, generalmente los más callados, tienden a perderse; si es menor de 6-8, puede que no haya suficientes opiniones, preguntas e ideas circulando.

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