Considerar el tiempo disponible. Los talleres pueden tomar desde una hora o menos hasta un día entero o más. Es importante que los objetivos para el taller se adapten al tiempo disponible. Esto significa no solamente planificar la presentación para llenar el tiempo de manera apropiada, sino hacer coincidir la cantidad de material a cubrir con el tiempo disponible. En especial si el tema es totalmente nuevo para los participantes, se necesitarán mucho tiempo para aclaraciones, preguntas, etc., para poder entenderlo bien.

Una regla general es que se debe intentar reservar un tiempo para cada parte del taller por anticipado. Se debe ensayar las diferentes partes para ver cuánto puede tomar o cuánto tiempo se les quiere dedicar (por ejemplo, si le va a pedir a la gente que escriba sobre algo, primero debe intentar hacerlo el instructor y ver cuánto tiempo se demora). Rara vez se puede ser exacto al 100%, pero seguramente se puede llegar a una aproximación y así se tendrá un esquema del taller y una idea razonable de qué se puede esperar con el tiempo que se tiene.

Taller corto: 45-90 minutos. Un taller de duración tan corta se hace todavía más corto de lo que parece. Es posible que la gente llegue entre cinco y quince minutos tarde, y se perderá más tiempo si se tiene que repartir materiales, usar equipos, etc. Esto significa que será necesario reducir el material para presentar lo que sea realmente más importante. Aunque siempre es bueno preparar de más (ver la parte de Preparación, abajo), la realidad es que pocas veces se consigue hacer todo lo que se pensaba. Un taller de esa duración es probablemente mejor usarlo como medio de introducción y discusión de un nuevo concepto o tema de preocupación. Tiene poco sentido intentar enseñar una habilidad específica a menos que sea muy limitada. Si puede aprenderse en cinco o diez minutos, y practicarse en el mismo periodo de tiempo, vale la pena intentarlo. Si es algo más complicado que eso, se necesita un taller más largo.

Taller de duración media: 90 minutos a 3 horas. Con esta duración, un taller puede empezar a abordar ideas y conceptos con alguna profundidad y enseñar algunas habilidades. Algunas consideraciones sobre un taller de duración media:

Variar las actividades. Este tipo de taller es bastante largo por lo que los participantes pueden aburrirse o verse abrumados. Dos o tres horas de charla consecutiva puede lanzar a mucha gente por la puerta en busca de aire fresco. Dividir el tiempo implicando a los participantes en una serie de distintos tipos de actividades es mucho más apropiado para su aprendizaje que pedirles que se sienten y hagan una sola cosa durante todo el tiempo.

Capacidad de atención: Diversos estudios han demostrado que la mayoría de las personas comienza a perder la concentración después de 20 minutos a media hora. Al final de la hora, su nivel de atención ha caído en más del 50% (y en algunos casos mucho más que eso). La atención puede recuperarse cambiando de actividad, cambiando de tema o de métodos de presentación, etc. Incluso la pequeña pausa en el taller motivada por el cambio de una actividad a otra es suficiente para refrescar a la gente y mantenerla interesada.

Alternar la seriedad del material. Intercalar actividades o ideas que sean divertidas o humorísticas con otras que son más serias puede no sólo mantener a los participantes despiertos y alertas, sino también facilitar el aprendizaje.

Planificar una pausa. Esto puede ayudar al problema de la capacidad de atención y permitir a los participantes tomar un café, ir al baño, etc. sin perturbar el curso del taller. Sin embargo, también debe tenerse en cuenta que las pausas siempre toman más tiempo del planeado inicialmente. Se debe añadir unos cinco o diez minutos al tiempo que se le da a la gente, así se estará seguro de que cuando todo el mundo vuelva a la clase y se siente, habrán pasado al menos ese tiempo extra.

Incluso un taller largo no es tan largo como se piensa, se debe considerar atentamente la cantidad de material que se puede presentar de forma adecuada en ese periodo de tiempo y la cantidad de ese material que la gente puede absorber en la práctica. Se puede usar este tiempo para presentar una cantidad relativamente pequeña de material en una serie de distintas maneras, para que los participantes abandonen el taller con una clara comprensión del mismo. También, es posible seleccionar lo que la gente realmente necesita saber del tema y concentrarse en eso, intentando darles suficiente material sobre él mismo; incluso si no logran comprenderlo totalmente, se sentirán lo suficientemente intrigados para continuar investigando y aprendiendo por su cuenta.

Además de considerar cuanto material es apropiado para la cantidad de tiempo que se tiene, se debe pensar en cuánto (si es usted el presentador) se sabe del tema. Algunas veces, los talleres más exitosos son dirigidos por presentadores que sólo saben un poco más que los participantes. En esos casos, los presentadores no están tan preparados para intentar meter demasiado material ni se vuelven demasiado técnicos. Es necesario recordar cuánto tiempo realmente puede tomar aprender eso: puede ser meses o incluso años, antes de que se comprenda el tema completamente. Como presentador, primero se debe intentar recordar cómo fue su introducción al tema y qué aprendió realmente de ella, y entonces planificar el taller.

Los participantes necesitan tiempo para hablar y conectarse. La oportunidad para conocerse e intercambiar ideas es uno de los principales valores de un taller para mucha gente, y no debería ser menospreciado.

Taller largo: más de 3 horas. Un taller largo tiene algunas desventajas, pero a cambio permite presentar el material con alguna profundidad y realizar una serie de actividades. Seis horas concentradas de trabajo al día es lo máximo que la mayoría de la gente puede soportar. Es necesario asegurarse de considerar varias pausas, tanto por la necesidad de estirarse e ir al baño como por la capacidad de atención de los participantes. Algunas consideraciones sobre los talleres de larga duración:

  • Se puede abordar en detalle problemas específicos. Aquí se tiene la oportunidad de seguir el interés del grupo explorar ideas que son relevantes para las situaciones particulares de los participantes o simplemente presentar ideas con mayor profundidad.
  • Se puede planificar bloques de tiempo más largos para actividades y temas individuales. Sin embargo, es importante estar conscientes de la necesidad de dividir los segmentos largos del taller. Es necesario fijarse en los ojos de los participantes por si se están quedando dormidos y se debe estar preparado para cambiar rápidamente a otra cosa (especialmente algo activo y divertido) si esto ocurre.
  • Se puede destinar más tiempo para la práctica de habilidades nuevas y más tiempo para la discusión sobre las actividades. Quizás la ventaja más grande de un taller largo es que permite a los participantes el tiempo para reflexionar, tanto a nivel individual como en grupo, lo cual es una parte crucial del proceso de aprendizaje.
  • Se puede destinar más tiempo para el seguimiento de las preguntas de los participantes (puede ser tentador, por otra parte, entrar en una conversación con un participante sobre su interesante pregunta mientras el resto del grupo se duerme. Se debe tener cuidado e  intentar no caer en esa tendencia).
  • Se puede presentar tanto el contexto como los detalles del tema (Ej. características de la población infectada con VIH y técnicas de prevención del SIDA para la comunidad).
  • Se puede ofrecer o fomentar la comida y bebida. Eso ayuda a mantener alerta a la gente, y establece un tono relajado y amigable, al tiempo que se mantiene el interés a largo plazo porque se elimina la necesidad de pensar en si se tiene hambre o sed.
  • Es más difícil calcular cuánto tiempo tomarán los segmentos en un taller largo porque los presentadores tienden a dejar continuar las actividades si piensan que están funcionando (después de todo, hay mucho tiempo), y a menudo se encuentran que no pueden llegar a abordar todos los puntos que habían pensado. Se debe decidir si se quiere adherirse al plan y limitar las actividades al tiempo que se había considerado para ellas o seguir la corriente, dejar que las cosas sigan si a los participantes les parecen importantes. Ninguna de estas opciones es “correcta” o “incorrecta”: Depende de las necesidades del grupo y del presentador. Preguntar al grupo es normalmente una buena forma de decidir cómo proceder.

Considerar el objetivo del taller. Los talleres se dan por fines muy distintos, y cada uno implica métodos específicos de presentación y otros detalles. Algunos objetivos comunes y sus implicaciones:

  • Enseñar a los participantes una habilidad que pueden tener que usar o tendrán que usar en el futuro (un taller de primeros auxilios para trabajadores sociales que lidian con menores, por ejemplo). Este tipo de taller serán en general con poca charla y mucha actividad. Si la gente va a usar lo que están aprendiendo, obviamente será importante para ellos practicarlo, y eso es probablemente en lo que se debería centrar el taller.
  • Dar a los participantes la posibilidad de practicar y dar su opinión sobre las técnicas y conceptos que ya conocen. De nuevo, el énfasis aquí debería ser probablemente en la acción, en poner en práctica lo que está se está enseñando y en recibir consejos y opiniones sobre el desempeño de los estudiantes por parte del presentador y otros participantes del grupo.
  • Mejorar el conocimiento actual de los participantes acerca de los conceptos, técnicos y métodos en cuestión (nuevas investigaciones, mejora de técnicas, etc.). Se tiene que practicar una nueva técnica; un enfoque nuevo sobre un concepto familiar puede implicar sólo debate.
  • Enseñar a los participantes un concepto nuevo que puedan aplicar posteriormente en su trabajo (por ejemplo, un taller para trabajadores sociales urbanos sobre cómo las bandas actúan como familias sustitutas para sus miembros). La presentación en este caso puede estar más orientada a la discusión, ya que la gente necesitará asimilar las nuevas ideas y hablar sobre cómo se conectan con ellas y cómo pueden afectar lo que hacen.
  • Familiarizar a la gente con material importante para su trabajo, aunque no éste no tenga conexión directamente con ellos (como las leyes para personas con discapacidades físicas o las normas de privacidad). Un taller de este tipo probablemente implique una presentación directa de información, con alguna practica y debate sobre resolución de problemas (una persona X llega a su organización con ese problema; ¿cómo lo manejaría?). Se puede terminar con una sesión de preguntas y respuestas, en parte porque las leyes y normativas son en general confusas y en parte porque causan mucha ansiedad.
  • Entregar, o ayudar a conseguir, una credencial relacionada con el trabajo para lograr un ascenso  o para un empleo inicial, por ejemplo, o para alguna certificación o licencia. Esta categoría podría incluir cualquier tema desde instrucciones de maniobras de resucitación hasta formación en sensibilidad cultural, y éstos a su vez pueden incluir una serie de actividades o métodos de presentación.
  • Usar un taller como forma de ayudar a los participantes a sentirse cómodos entre ellos y/o su situación. A menudo se usa en orientación universitaria o para crear equipos en temas laborales. Los talleres de este tipo normalmente consisten en un gran número de actividades de respuesta rápida, que pueden causar risa o solucionar problemas de forma cooperativa o a veces ambas cosas. Una charla suele ser beneficiosa para entender las actividades y sus efectos en los participantes.
  • Introducir a la gente a una nueva forma de mirar el mundo, ya sea al desempeñarse como ayudante en su trabajo, en una situación como voluntario o como parte de una educación pública (por ejemplo, un taller sobre teorías de desarrollo moral). Este tipo de taller permite realizar actividades muy variadas: enseñanza directa, debate sobre situaciones hipotéticas, intentar resolver dilemas morales, juego de roles, etc. En general, en cuanto más formas distintas de experimentar un concepto tenga la gente, es más probable que lo entiendan.

Considerar la presentación del tema. El estilo de su presentación, tanto el estilo personal como los métodos de presentación que se empleen, puede determinar de manera importante la efectividad del  taller. Parte de esto dependerá de la personalidad y experiencias del presentador, pero aquí ofrecemos algunas directrices generales que pueden ser útiles.

  • Facilitación. Los presentadores del taller a veces son llamados facilitadores. Un facilitador (del latín facile, que significa “fácil”) es alguien que suaviza el camino para los demás. No es un líder, exactamente o una figura de autoridad, sino más bien un tipo de guía: alguien que camina junto al participante y lo ayuda a decidir qué camino tomar. En general, la facilitación es más útil en un taller que “instruir”. Se llama taller de trabajo porque los participantes normalmente tienen la posibilidad de hacer algo, interactuar realmente en sus propios términos con lo que se está presentando. Un facilitador puede hacer más fácil esa experiencia, mientras que un instructor puede ser más apto para contar o estructurar la experiencia.

El prejuicio del autor es sin duda obvio en este punto. Normalmente toda buena enseñanza es en realidad facilitación, al menos en algún grado. Para poder aprender algo, y especialmente para asimilarlo a un nivel profundo, uno tiene que vivirlo, luchar con ello, reflexionar sobre ello, vivir con ello. Un buen facilitador hace posible que cada participante se relacione con el nuevo aprendizaje a su manera y lo resuelva por sí mismo, en vez de decirle qué tiene que pensar o cómo tiene que abordar un concepto. Es más probable que los participantes estén atentos durante el taller si la persona al frente actúa como un facilitador y si es accesible como persona.

Con esto no queremos decir que nunca haya un espacio para la enseñanza, mientras ésta no domine por completo el taller. Si el presentador es una “estrella” en su campo, los participantes pueden querer oír lo que tiene que decir y no ser “facilitados”.

  • Consistencia de la presentación y tema del taller. El método y estilo de presentación debería, dentro de lo posible, imitar al tópico. Si se está dirigiendo un taller sobre la educación experimental, por ejemplo, el taller debería ser experimental. Un taller sobre leyes para ciudadanos con discapacidades debería realizarse en un espacio accesible físicamente y demostrar sensibilidad hacia las inquietudes de las personas con discapacidades. Si el taller presenta una nueva técnica, está debería practicarse tanto en la presentación como en las actividades. En un taller bien presentado, los participantes aprenden tanto de los métodos y estilo de presentación como del contenido del taller.
  • Participación directa de los asistentes. Los talleres son mucho más efectivos y entretenidos si implican a los participantes en actividades, discusión e interacción con otros que si simplemente se les inunda de información. Hay muchas oportunidades para practicar habilidades, debates en grupo pequeños y grandes, informar sobre los debates, resolución de problemas en forma individual y en grupos pequeños y grandes, etc. Esto dará a todos los integrantes del grupo la oportunidad de tener un papel activo.
  • Variedad de métodos y actividades. Como ya se ha mencionado, variar los métodos de presentación y actividades ayudará a la gente a mantenerse atenta, tocará los diferentes estilos de aprendizaje de los participantes y hará que el taller sea más interesante y divertido tanto para el presentador como para los participantes. Algunas posibilidades a considerar son:
    • Incluir algún tipo de actividad práctica donde las personas puedan estar activas físicamente.
    • Incluir actividades en grupo e individuales.
    • Las actividades deben ser interesantes, o al menos participativas.  Se debe evitar ser un “busto parlante” en la medida de lo posible.
    • Si es apropiado, se debe incluir varios tipos de material audiovisual como videos, cintas de audio, diapositivas, proyección de imágenes de computador, etc.
    • Incluir formas innovadoras de presentar el material directamente: una obra de teatro, una parodia interactiva, una canción, una caricatura, etc.
    • Siempre incluir una práctica de alguna técnica o método que se está presentando, incluso si es sólo por un tiempo corto, para dar a los participantes la oportunidad de ver cómo funciona.

Cuanto más creativo se pueda ser, mejor. Las actividades en las que los participantes trabajan con objetos físicos son en general buenas formas de aprendizaje. Hay algunas muy obvias (los talleres para profesores de matemática elemental siempre incluyen muchas cosas “para manipular”, cosas para demostrar conceptos de matemáticas como bolas de ping pong), pero las opciones son infinitas. El autor asistió a un taller fantástico sobre inteligencias múltiples en el cual pequeños grupos tenían que diseñar y construir pueblos con bloquecitos de plástico y otros materiales. Se debe pensar de forma tan extravagante como se pueda.

  • Cosas para llevarse a casa. Es necesario asegurarse de que los participantes reciban copias impresas de las transparencias o diapositivas que contienen información importante, así como algún resumen de los puntos principales del taller y cualquier otra cosa que se crea importante. Esto ayudará a los participantes a recordar después de qué se trataba el taller y les servirá para transmitir las ideas a otros.
  • Tiempo de reflexión. La reflexión es clave para el aprendizaje. Si parte del estilo de la presentación es pedir a los participantes que reflexionen o discutan sobre cada actividad, se les estará ayudando de dos formas: se les estará dando tiempo para pensar en la actividad y hablar de ella con otros miembros del grupo, y se les demostrara cuán importante es pensar en lo que han hecho y aprendido.
  • Tiempo para hablar, socializar, conocer a los otros participantes. Gran parte del valor de un taller es la experiencia de aprender en grupo y formar una comunidad de alumnos. La experiencia compartida suele llevar a la colaboración profesional y puede consolidar y enriquecer el aprendizaje.

PREPARACIÓN

Una vez que la planificación está lista, el taller tiene que prepararse. La planificación consiste en cómo dictar el taller en sí; la preparación es  acerca de la logística, de asegurarse de que se tienen todos los elementos y el tiempo necesarios para que el taller sea un éxito. Esto implica reunir todos los materiales que se van a utilizar en el taller y obtener la información necesaria para hacer el mejor trabajo posible.

Conocer, si es posible, el espacio en que se realizará el taller. Si el espacio es propio, se puede elegir la sala o lugar que pueda funcionar mejor y prepararla con anticipación. Si se ha asignado un lugar en otro establecimiento, es posible que se pueda pedir un tipo o tamaño especial de sala o que se pueda pedir que la arreglen de una cierta forma (sillas en círculo, muebles cómodos, etc.). Se tiene que pensar como se usará el espacio: ¿Tendrán que moverse mucho los participantes? ¿Habrá que mover equipos pesados? ¿Se necesita una pantalla, un pizarrón o una pizarra magnética? Cuanto más se pueda saber sobre el espacio y más se pueda arreglarlo de acuerdo a las necesidades del taller antes de que lleguen los participantes, más fácilmente transcurrirá la presentación.

Si el papel que se pretende asumir es el de facilitador en vez de figura de autoridad, se recomienda que se haga el espacio tan acogedor e informal como sea posible. Algunas veces eso no se puede hacer; por ejemplo, una sala de clases con pupitres atornillados al suelo (si, existen todavía, aunque ya no quedan muchos) no permitirá mucha flexibilidad. Sin embargo, si es posible, se deben poner las sillas en circulo o en una configuración similar para que toda la gente pueda verse y no haya alguien que encabece la mesa, eso puede hacer mucho para establecer el tono del taller tan pronto como la gente entre.

Llevar todo lo que se va a necesitar. No se debe suponer que algo estará ahí a menos que esto se haya organizado previamente (vea el  punto #3, más abajo). Incluso en ese caso, nunca se puede estar seguro.

  • Si se va a pedir a la gente que escriba algo, o si es posible que quieran tomar notas, se debe comprobar que se llevan suficientes lápices y papel para todos.
  • Hacer y recopilar por lo menos dos copias del material impreso que se quiera repartir.
  • Llevar caballetes, pliegos de papel blanco y  marcadores para apuntar ideas, preguntas, comentarios o para documentar lo que ocurre en grupos pequeños.
  • Si se va a hacer diapositivas, listas, un programa, etc., se debe hacer anticipadamente y no la noche antes de la presentación.
  • Si se tiene que llevar los materiales a otro lugar (es decir, si la presentación no se realizará en un espacio propio), es necesario ponerlos en el vehículo la noche antes de la presentación. Es buena idea hacer una lista de control para asegurarse de que se no olvida nada.

No se debe olvidar el asunto de la comida, café, etc.; se debe decidir si la llevará el presentador o los participantes traerán la suya. Esto tiene que coordinarse con anterioridad para tener todo lo necesario en la sala; ya sea poner una cafetera, café, leche, tazas de papel, etc., en el asiento de atrás junto con todo lo demás la noche antes de la presentación (comprar los pastelillos frescos en la mañana).

Coordinar con anterioridad para que el equipo necesario sea llevado a la sala (proyector, DVD y monitor, computador, etc.) o llevarlo personalmente (si este es el caso, no se debe olvidar tener un equipo de respaldo en caso de que el que se lleva no funciona). Se deben hacer los preparativos con mucha anterioridad (por escrito y verbalmente, si es posible), y llamar un día o dos antes del taller para comprobar que todo está en orden. Se recomienda llegar lo suficientemente  temprano para revisarlo todo el día del taller. Se debe asumir que si algo puede ir mal, saldrá mal, y que, incluso aunque no sea responsabilidad del presentador, éste tendrá que solucionarlo.

Hacer que materiales y folletos sean lo más atractivos e interesantes posibles para que los participantes los vuelvan a consultar en el futuro.

  • Usar color siempre que se pueda.
  • Las tablas y gráficos fáciles de leer son útiles para mucha gente (aunque no para todos), ya que son imágenes.
  • Si es apropiado, conseguir material impreso que sea fácil de leer y digerir. Las formas esquemáticas, las viñetas y el uso de color o imágenes siempre pueden ser útiles.
  • Intentar controlar la cantidad de material a repartir, a menos que sea una situación en la que la gente realmente necesita y quiere mucha información (por ejemplo, reglamentos estatales que puedan querer consultar en el futuro). Puede ser útil imprimir los diferentes folletos en distintos colores, para que tanto el presentador como los participantes puedan identificarlos fácilmente (“vuelvan a la hoja azul”).
  • Las “cosas” que la gente realmente se lleva a su casa pueden servir para mantener lo aprendido en el taller en la mente de los participantes.

Es mejor prepararse de más. Si se cree que una parte del taller durará aproximadamente 30 minutos, se debe preparar una hora de material por lo menos. En algunos grupos, es posible que solamente se use el material que se tenía pensado para 15 minutos; en otros, se puede usar todo el material y se deseará haber tenido más. Es mucho mejor estar demasiado preparado que quedarse corto: cuánto más largo sea el taller, más importante es esto.

Hacer un formulario de evaluación que la gente pueda rellenar rápidamente al final del taller, pero que cubra la información que más interesa recopilar (muchas conferencias preparan formularios de evaluación para cada taller, en cuyo caso el presentador no tiene que hacerlo). Lo usual para este tipo de cosas es un formulario de respuesta múltiple que pida a los participantes que califiquen cada área de 1 a 5 o que seleccionen una de 5 alternativas que van desde “totalmente de acuerdo” a “totalmente en desacuerdo”. (La Herramienta # 1 al final de esta sección incluye un formulario de evaluación de muestra). Algunas de las áreas que se recomienda cubrir son:

  • Claridad de la exposición.
  • Utilidad de cada una de las distintas actividades que se han incluido en el taller, especialmente en el contexto de la vida o trabajos de los participantes.
  • Cuán interesante y pertinente resultó el contenido del taller para los participantes.
  • Dominio del material por parte del instructor/facilitador (es decir, cuán bien dominaba el tema).
  • Cuán bien mantuvo el interés de la gente.
  • Cuán bien puede establecer y mantener un tono cómodo.
  • Comentarios generales, si los hubiera.

Puede haber otras preguntas específicas sobre el taller en particular. Sólo se debe asegurar que el formulario es lo suficientemente corto para que la gente tenga realmente el tiempo de rellenarlo.

Finalmente, dormir bien la noche anterior y calcular el suficiente tiempo para llegar a donde se tiene que ir, para que no estar apurado y agotado. Si el taller será lejos y se tiene la posibilidad de pasar la noche en algún lugar cercano, se debe hacer. Si usted, como presentador, tiene tiempo para relajarse antes del taller,  también se sentirá más relajado durante el taller mismo.

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