EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS POR PARTE DE LA AUTORIDAD. VICIOS FORMALES

En la práctica es muy común que las autoridades administrativas y/o fiscales certifiquen documentos que obran en el expediente administrativo. Por ejemplo, en los casos en que la autoridad realiza una visita domiciliaria.

Una vez finalizada la visita y determinado, así como notificado el crédito fiscal en contra del contribuyente, éste interpone juicio contencioso administrativo. Al contestar la demanda, la autoridad exhibe copias que ella misma certifica de las constancias de notificación o actas parciales, sin embargo; la certificación que realiza debe cumplir con ciertos requisitos para que tenga validez legal.

El art. 217 del Código Federal de Procedimientos Civiles -aplicable de manera supletoria a la Ley Federal del Procedimiento Contencioso Administrativo- dispone de manera textual:

ARTICULO 217.- El valor de las pruebas fotográficas, taquigráficas y de otras cualesquiera aportadas por los descubrimientos de la ciencia, quedará al prudente arbitrio judicial.

Las fotografías de personas, lugares, edificios, construcciones, papeles, documentos y objetos de cualquier especia, deberán contener la certificación correspondiente que acredite el lugar, tiempo y circunstancias en que fueron tomadas, así como QUE CORRESPONDEN A LO REPRESENTADO EN ELLAS, para que constituyan prueba plena. En cualquier otro caso, su valor probatorio queda al prudente arbitrio judicial.

Del primer párrafo se desprende la facultad que tiene la autoridad de valorar las pruebas a su prudente arbitrio, y del último párrafo se desprenden los requisitos que deben contener las certificaciones para que puedan constituir prueba plena, tales como:

a).- Lugar, tiempo y circunstancias en que fueron tomadas.

b).- Que corresponden a lo representado en ellas.

En caso de que no se reúnan los requisitos antes mencionados, la propia codificación en estudio, señala como sanción, que las pruebas quedarán al prudente arbitrio judicial, es decir, no se les otorgará valor de documentales públicas por carecer de dichas condicionantes.

Ahora bien, es pertinente dilucidar a qué se refiere la expresión “que corresponden a lo representado en ellas” contenida en el segundo párrafo de los transcritos, para tal efecto, debe verse de forma sistemática el contenido del diverso 129 de la legislación de trato, en el que se menciona lo siguiente:

ARTICULO 129.- Son documentos públicos aquellos cuya formación está encomendada por la ley, dentro de los límites de su competencia, a un funcionario público revestido de la fe pública, y los expedidos por funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones.

La calidad de públicos se demuestra por la existencia regular, sobre los documentos, de los sellos, firmas u otros signos exteriores que, en su caso, prevengan las leyes.

Conforme al contenido e interpretación que se hace de ambos numerales, se colige que por regla general las copias certificadas tienen valor probatorio siempre y cuando su expedición se realice con base en un documento original o, de otra diversa copia certificada expedida por fedatario público en el ejercicio de su encargo; por el contrario, si no se tiene certeza de que el cotejo deriva de documentos originales, no tendrá valor probatorio pleno.

El proceso que lleva a cabo la autoridad administrativa al certificar documentos que tiene en su archivo, implica realizar una compulsa entre dichos documentos y las copias a certificar. La compulsa en la doctrina procesal civil debe entenderse como la acción de examinar dos o más documentos comparándolos entre sí para verificar la autenticidad o exactitud de los documentos sobre los cuales se realiza la compulsa. Por otro lado, compulsar también significa “cotejar”.

De ahí la importancia que tiene para las autoridades, que en la certificación que realicen de documentos que obran en su poder, en el texto de la certificación, se mencione expresamente la calidad de los documentos con los cuales se cotejaron las copias fotostáticas que se certifican, ya que la certificación por sí misma, no le otorga valor probatorio a los documentos que se expiden, sino que debe atenderse al contenido de la certificación que realiza la autoridad fiscal y/o administrativa, es decir, si en ella se asentó que los documentos certificados son copia fiel de los originales y que se tuvieron a la vista, pues de no ser así, atendiendo a lo que dispone el art. 127 ya antes citado, su valoración queda al prudente arbitrio de la autoridad judicial.

De no atenderse a lo anteriormente mencionado, ello provocaría incertidumbre jurídica para el gobernado, pues éste no sabría si los documentos que obran en el expediente de la autoridad son originales o copias fotostáticas. Por tanto, nos es suficiente citar expresamente en la certificación, que los documentos cotejados relacionados a una orden de visita, concuerden fiel y de manera exacta con los que obran en el expediente administrativo, sino que se tiene que mencionar además, que se tuvieron a la vista y que son documentos originales.

En ese sentido se ha pronunciado la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación en la jurisprudencia con número de registro IUS 2010988 de rubro CERTIFICACIÓN DE COPIAS FOTOSTÁTICAS. ALCANCE DE LA EXPRESIÓN “QUE CORRESPONDEN A LO REPRESENTADO EN ELLAS”, CONTENIDA EN EL ARTÍCULO 217 DEL CÓDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES, TRATÁNDOSE DE LA EMITIDA POR AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES. De la interpretación de los artículos 129 y 217 del Código Federal de Procedimientos Civiles se advierte que, por regla general, las copias certificadas tienen valor probatorio pleno siempre que su expedición se realice con base en un documento original, o de otra diversa copia certificada expedida por fedatario o funcionario público en el ejercicio de su encargo y, por el contrario, la certificación carece de ese valor probatorio pleno cuando no exista certeza si el cotejo deriva de documentos originales, de diversas copias certificadas, de copias autógrafas o de copias simples. En estas condiciones, cuando la copia es compulsada por un funcionario público, ello significa que es una reproducción del original y, por tanto, hace igual fe que el documento original, siempre y cuando en la certificación se incluya esa mención para crear convicción de que efectivamente las copias corresponden a lo representado en el cotejo; pues, en caso contrario, su valoración quedará al prudente arbitrio judicial. Bajo ese orden de ideas, la expresión “que corresponden a lo representado en ellas”, contenida en el artículo 217 del Código Federal de Procedimientos Civiles implica que en la certificación, como acto jurídico material, se contenga la mención expresa de que las copias certificadas concuerdan de forma fiel y exacta con el original que se tuvo a la vista, a fin de que pueda otorgársele valor probatorio pleno, en términos del citado artículo 129; pues esa exigencia se justifica por la obligación de la autoridad administrativa de generar certeza y seguridad jurídica en los actos que emite.

Manuel Sandoval

Manuel Sandoval

Amante de la lectura, apasionado del Derecho. Maestro en Derecho Privado por el Instituto de Estudios Avanzados de Oriente, Maestrando en Derecho Fiscal por la Escuela Libre de Derecho de Puebla, Licenciado en Derecho por el Instituto de Estudios Avanzados de Oriente, litigante en materia Fiscal y Administrativa, asesor jurídico en Derecho Corporativo.
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